הכנה למבדקי חוץ

הכנה למבדקי חוץ - 800

מבדק חיצוני הוא תהליך בלתי תלוי אשר מטרתו היא בחינה אובייקטיבית של מוכנות הארגון מבחינת דרישות האיכות אשר עומדות על הפרק. מבדק חיצוני נערך על ידי בודק מקצועי ואיכותי המוסמך ומבין את המערכות, התהליכים והתרבות העסקית. הכנת מבדק חוץ דורשת בין השאר קיום מבדק פנימי מקיף. המבדק הפנימי משפר את פעולות הארגון ומסייע לו להשיג את מטרותיו ולשפר את הניהול של הארגון, תוך תהליך ביקורת ופיקוח. בנוסף למבדק הפנימי מומלץ להיוועץ ולקבל ליווי מקצועי לפני עריכת המבדק החיצוני.

לפני המבדק החיצוני יש להכין את מערך האיכות בארגון כדי שיתפקד בצורה האופטימאלית ביותר על מנת להשיג תוצאות מקסימאליות במבדק.

על מנת לעמוד בכל הדרישות של המבדקים החיצונים יש להיערך בהתאם (דוגמאות):

  • יש לבדוק שהפרשנות של הבקרה הפנימית מתאימה לפרשנות של מבקר החוץ.
  • ניתן לקיים סקרים שונים בכדי לבחון את מתן השירות, רמת המוצר, אחזקה, סיכונים ועוד נושאים בהתאמה לארגון.
  • ישנו צורך להגדיר תפקידים ודרישות תפקיד.
  • מומלץ להדריך את עובדי הארגון, שיהיו מיומנים במשימות שמוטלות עליהם.
  • יש לארגן מסמכים רלוונטיים – לוודא שהכול מתויק לפי פירוט מדויק שכל הרישומים מתועדים, מנוהלים וניתן לגשת אליהם בקלות.
  • מומלץ לבצע בדיקות בטיחות, ולנסח מסמך הכולל טבלת אירועים ותגובות.
  • רצוי לערוך בדיקות תקופתיות להפחתת סיכונים ובדיקת תוכנות.
  • יש לבדוק היבטים רפואיים הקשורים למחלות מקצוע.
  • יש לערוך מסמך המתייחס לשינויים שחלו בארגון.
  • חשוב להוכיח עמידה בדרישות החוק בהתאם לאופי הארגון.
  • כדאי לתכנן וליישם תוכנית עבודה מפורטת הכוללת, לוחות זמנים, יעדים, אחריות ומשאבים.
  • והכי חשוב לתקן אי התאמות שהוצגו במבדק הפנימי.

המסמכים שיש להכין לפני המבדק החיצוני הינם רבים, משתנים מארגון לארגון ותלויים בסוג המבדק החיצוני. לרוב המסמכים הנדרשים, אשר יש כמובן להכינם בצורה מפורטת הם תהליכי עבודה שונים, נהלים של הארגון, מדריך מערכת ניהול האיכות, מסמך מדיניות, יעדים, מטרות ועוד. לפני הבדיקה יש לתעד את התהליכים והפעילויות הנעשות בארגון ואלו העתידיות להיעשות, וכמו שציינו קודם לכן, ולתקן את הליקויים שנמצאו.

יעוץ איכות חיצוני לפני המבדק חוסך טעויות וזמן. היועץ משקיע זמן בלמידה, הדרכה, בדיקת נהלים וכתיבתם ובהטמעת הנהלים החדשים. שעות העבודה המושקעות בהכנה למבדק החיצוני חשובות והכרחיות לתוצאות רצויות ויעילות. ארגון שמעוניין להצליח עסקית חייב להשתפר ולהתייעל בניהול האיכות על מנת להתקדם ולהתפתח.